İş Sürekliliği ve Acil Beklenmedik Durum Planı Bilgilendirme Notu

Ak Yatırım Menkul Değerler A.Ş. (“Ak Yatırım / Kurumumuz”)’nin, acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, diğer aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, karşı karşıya kalınabilecek her türlü istek ve beklentilerin yerine getirilmesi için alınması gereken önlem ve iş akışları “İş Sürekliliği & Acil ve Beklenmedik Durum Planı Prosedürü (“ABDK Planı”)” dokümanı kapsamında oluşturmuştur. ABDK Planı, Ak Yatırım ve Akbank T.A.Ş. (“Akbank”) genel müdürlükleri (“Merkez”) ile şube ve departmanlarını kapsamaktadır.

Ak Yatırım Merkez’de görevli tüm personel, ABDK Planı kapsamında, kendi birimleri ile ilgili işleyiş ve işlemlerin aksatılmadan yürütülmesinden sorumlu tutulmuştur. ABDK Planı’nın uygulanması ve gerekli koordinasyonun sağlanması için oluşturulacak Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi’nin işleyişi Ak Yatırım Genel Müdürü’nün asli sorumluluğunda olup, İş Sürekliliği Yönetimi Yöneticisi ve Teknoloji Sürekliliği Yönetimi Yöneticisi tüm uygulama ve koordinasyonun sağlanmasından müteselsilen sorumlu kılınmışlardır.

Uygulama

Ak Yatırım’ın acil ve beklenmedik durum karşısında, iş sürekliliğinin sağlanması, müşteri ve üçüncü taraf mağduriyeti olmaksızın faaliyetlerinin devam edebilmesini teminen, mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü mali tablo ve kayıtlar elektronik ortamda yedekleri alınarak; basılı olarak tutulan her türlü kıymetli evrak ise, yangın, sel vb. afete karşı korumalı dolaplarda saklanmaktadır. Ak Yatırım faaliyetlerinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanmasını teminen ise, Ak Yatırım merkezde kullanılan tüm bilgi işlem sistemlerinin bir yedeği Akbank tarafından belirlenen bir merkezde tutulmaktadır.

Ak Yatırım Operasyon Birimi, kıymetli evrakların korunması hususunda gereken önlemleri almış olup; buna ek olarak, kıymetli evrakı teminat altına almak için her yıl Muhasebe, Finansal Raporlama ve İdari İşler Birimi tarafından sigorta yaptırılmaktadır. Herhangi bir acil durumda, şirketin işlem yaptığı piyasalar itibarıyla takas yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi için İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş. (“Takasbank”) ve Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. (“MKK”) binalarında bulunan bilgisayarlar kullanılacaktır. Hisse borcunun kapatılması, sermaye artırımlarının hak sahiplerine dağıtımı vb. işlemler için MKK; tahvil-bono, VİOP teminat yatırma çekme vb. işlemler için Takasbank ekranları kullanılacaktır. Müşterilerin nakit varlıklarını transfer etmek istemeleri durumunda Akbank tarafından gereken destek verilecektir.

Herhangi bir acil beklenmedik durum halinde, müşteri emir iletim kanalları ve bunların bağlantılı olduğu şirket içi uygulamaların; kesintisiz çalışır durumda tutulmasının sağlanması öncelikli görev addedilmiş ve gereken tedbirler alınmıştır. Bu kapsamda ilgili birimlerce; “Kritik Faaliyetler Listesi”, “Kullanılan Sunucu Listeleri” ve “Sunucu Geçişleri Listeleri”; kesinti süresince görev yapacak “Kritik Personel Listeleri”, iş faaliyetlerinin manuel olarak sürdürülebilmesi için “Kritik Ekipmanlar” ile “BT Kritik Server Ekipmanları Listesi” daima güncel ve ihtiyaç halinde Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi’nin koordinasyonunda devreye alınmak üzere hazır halde tutulmaktadır. Şirketimizin mevzuata uyumluluğunu güçlendirmek, acil ve beklenmedik her tür duruma hazırlıklı olmasını sağlamak adına ABDK Planı periyodik olarak güncellenmekte ve her bir versiyon amir hükme uygun olarak Şirketimiz yönetim kurulunca onaylanmaktadır.

Acil ve beklenmedik durum halinde gerekmesi durumunda, müşteri ve üçüncü tarafların olumsuzluklardan en az düzeyde etkilenmesini teminen Ak Yatırım personeli uzaktan çalışma yapabilecektir.

Akbank Merkez, Şube ve Departmanları

Ak Yatırım acentesi olan Akbank şubelerinde karşı karşıya kalınabilecek herhangi bir acil ve beklenmedik durumda, ilgili şube kendisine en yakın Akbank şubesi/diğer kanallar aracılığıyla faaliyetine devam edecektir.

Acil ve beklenmedik durum halinde, müşterilerimizin mağdur olmamasını teminen, öncelikli olarak Akbank’ın Çağrı Merkezi, İnternet Şubesi ve Müşteri Hizmetleri birimleri Ak Yatırım hizmetlerine kanalize edilecektir. Müşterilerin talebi halinde, diledikleri aracı kuruma nakit veya menkul kıymet virmanlarının gerçekleştirilerek mağdur edilmemeleri için gerekli önlemlerin alınması sağlanacaktır. Bu husus, Ak Yatırım’ın faaliyetine devam edilemeyeceği yönünde bir karar alınması durumunda da öncelikli olarak uygulamaya sokulacaktır.

İşbu “Bilgilendirme Notu”, Ak Yatırım hesabı açan her müşteriye, acil ve beklenmedik durumlarda, iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı, bu süreçteki iş adımları ve uygulama prosedürlerinin neler olacağı hususlarında özet bilgilendirme vermek amacıyla oluşturulmuş olup; ABDK Planı’nın tamamına Ak Yatırım’ın www.akyatirim.com.tr resmi internet sitesinde yer verilmektedir.